Bystyret har behandlet saken i møte 29/05/2002 sak 206

FORSLAG:

Forslag fremsatt i komiteen:

Til pkt. 1 i byrådets innstilling (hjemmel):

Ivar Johansen på vegne av komiteen tok opp følgende forslag fra Kommuneadvokaten:

Innskuddet "sist endret ved lov av 15. desember 2000 nr. 98" strykes.

Henning Holstad på vegne av komiteen fremmet følgende tilleggsforslag:

For rett forståelse av meroffentlighet må Oslo kommunes regler og loven sees i sammenheng.

Til pkt. 4 i byrådets innstilling (Forholdet mellom offentlighetsloven og kommunalt eide aksjeselskaper eller andre enheter):

Ivar Johansen på vegne SV fremmet følgende alternative forslag:

Oslo kommune skal praktisere større offentlighet enn det som følger av lovens § 2, jfr. 1. Kommunen må derfor bruke sin eierposisjon til å sikre at de virksomheter som er selvstendige rettssubjekter, men med kommunen som ene eller majoritetseier, skal følge en praksis som om de var omfattet av offentlighetsloven og denne instruks. Herunder føring av egen postjournal. Byrådet bes ta dette opp i selskapets organer.

Byrådet bes ut fra samme intensjon reise spørsmålet i selvstendige rettssubjekter der kommunen er minoritetseier.

Henning Holstad på vegne av F fremmet følgende alternative forslag:

Oslo kommune skal praktisere større offentlighet enn det som følger av lovens § 2, jfr. 1. Kommunen må derfor bruke sin eierposisjon til å sikre at de virksomheter som er selvstendige rettssubjekter, men med kommunen som eneeier, skal følge en praksis som om de var omfattet av offentlighetsloven og denne instruks. Med eneeier skal i denne sammenheng forstås selskaper der kommunen besitter 90 % eller mer av alle aksjer eller eierandeler. Slike virksomheter fører postjournal og følger for øvrig de rutiner for offentlighet som praktiseres i Oslo kommune. Byrådet bes ta dette opp i selskapets organer.

Til pkt 5.1 i byrådets innstilling (Generelt om meroffentlighet i Oslo kommune):

Ivar Johansen på vegne SV fremmet følgende alternative forslag til andre avsnitt:

Selv om offentlighetsloven gir hjemmel for unntak, skal dokumenter eller opplysninger bare unntas fra offentlighet etter offentlighetslovens §§ 5 eller 6 dersom det vurderes at offentliggjøring vil kunne skade kommunens eller enkeltpersons interesser.

Ivar Johansen på vegne SV fremmet følgende forslag vedr. tredje avsnitt:

Tredje avsnitt utgår.

Ivar Johansen på vegne SV tok opp følgende tilleggsforslag fra Kommuneadvokaten:

Postjournal

Oslo kommunes virksomheter skal føre en postjournal så langt det følger av den til enhver tid gjeldende arkivlov med tilhørende forskrifter og kommunens egen arkivinstruks. Postjournalen skal være offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller medhold av lov, jf. offl. § 2, annet ledd, annet punktum.

Ivar Johansen på vegne av SV fremmet følgende tilleggsforslag:

Postjournalene skal normalt være tilgjengelig på internett, men byrådet kan i særskilte tilfelle gi dispensasjon fra denne plikt. Det arbeides i retning av at også selve dokumentene legges ut.

Til pkt. 5.2.1 i byrådets innstilling (Hovedregel):

Ivar Johansen på vegne SV fremmet følgende alternative forslag:

Oslo kommune legger til grunn en praksis om at Oslo kommune ikke anses som ett organ etter offentlighetslovens § 5, første ledd.

Det praktiseres at hver byrådsavdeling er et eget organ, men offl. § 5, annet avsnitt, c), gjelder analogt for byrådsavdelingene og vil - ut fra en konkret vurdering for det enkelte dokument - kunne gi unntak fra offentlighet.

Særlovsorganer anses som egne organer.

Til pkt. 5.2.2 i byrådets innstilling (Unntak fra hovedregel om meroffentlighet for korrespondanse mellom ulike typer virksomheter):

Ivar Johansen på vegne av SV fremmet følgende alternative forslag til bokstav a):

Første setning utgår.

Andre setning endres til:

a) Før eventuell offentliggjøring av uttalelser fra Kommuneadvokaten kan skje, skal uttalelse innhentes fra Kommuneadvokaten.

Ivar Johansen på vegne av SV fremmet følgende alternative forslag til bokstav b):

Første og andre setning utgår.

Tredje setning endres til:

b) Før eventuell offentliggjøring av korrespondanse fra/til Kommunerevisjonen før avslutningen av en sak, skal uttalelse innhentes fra Kommunerevisjonen.

Ivar Johansen på vegne av SV fremmet følgende forslag vedr. bokstav c):

Bokstav c) utgår.

Til pkt. 5.3 i byrådets innstilling (Dokumenter som inngår i byrådets forberedende interne saksbehandling):

Ivar Johansen på vegne SV fremmet følgende forslag:

Prinsipalt:

Pkt. 5.3 utgår.

Subsidiært:

Tillegg til første setning:

"..., men byrådet kan i særskilte tilfeller gjøre unntak fra bestemmelsen knyttet til egen byrådsperiode."

Andre og tredje setning utgår.

Til pkt. 5.5. i byrådets innstilling (Søkerlister):

Ivar Johansen på vegne av SV fremmet følgende forslag:

Pkt. 5.5 utgår.

Til pkt. 7 i byrådets innstilling (Taushetsbelagte opplysninger):

Ivar Johansen på vegne av SV fremmet følgende forslag:

Pkt. 7 utgår.

Nytt pkt. 10 (med omnummerering av etterfølgende punkter):

Ivar Johansen på vegne av SV fremmet følgende tilleggsforslag (nytt punkt):

10. Utlevering av dokumenter.

Oslo kommune skal på forespørsel utlevere kopi av kommunale saksdokumenter det gis innsyn i. Dersom den som ønsker innsyn ønsker dokumentene tilsendt, skal dette imøtekommes.

Denne bestemmelse omfatter ikke dokumenter som er avlevert byarkivaren.

Til pkt. 12 i byrådets innstilling:

Ivar Johansen på vegne av SV tok opp følgende tilleggsforslag fra Kommuneadvokaten:

Ved eventuell motstrid mellom dette regelverket og veiledningen skal regelverket ha forrang.

Forslag utenom regelverket:

Steinar Saghaug på vegne av A fremmet følgende forslag:

Byrådet bes fremme egen sak om håndhevelse av generalforsamlingsfullmakten med sikte på økt åpenhet og offentlighet i selskapet Oslo Sporveier.

Dersom en omorganisering av Oslo Sporveier senere innebærer en ny konkurransesituasjon med det til følge at offentlighetens innsyn skaper nye problemer, bes byrådet komme tilbake til bystyret med ny sak.

Votering:

Komiteens voteringsrekkefølge ble fulgt.

Til pkt. 1 i byrådets innstilling:

SVs forslag ble enstemmig vedtatt.

Fs forslag ble enstemmig vedtatt.

Byrådets innstilling for øvrig ble enstemmig vedtatt.

Til pkt. 4 i byrådets innstilling:

SVs forslag ble forkastet mot 10 stemmer (SV og RV).

Fs forslag ble forkastet mot 15 stemmer (F, SV og RV).

Byrådets innstilling ble vedtatt mot 15 stemmer (F, SV og RV).

Til pkt. 5.1 i byrådets innstilling:

Byrådets innstilling første avsnitt ble enstemmig vedtatt.

SVs alternative forslag til andre avsnitt ble vedtatt mot 28 stemmer (H, KrF, V og Nils Chr. Dahl (Uavh.), Kjell Grønnevik (Uavh.), Sissel Dagslet (Uavh.) og Einar Lonstad (Uavh.)).

SVs forslag vedr. tredje avsnitt ble vedtatt mot 28 stemmer (H, KrF, V og Nils Chr. Dahl (Uavh.), Kjell Grønnevik (Uavh.), Sissel Dagslet (Uavh.) og Einar Lonstad (Uavh.)).

SVs forslag vedr. postjournal ble enstemmig vedtatt.

SVs tilleggsforslag ble vedtatt mot 28 stemmer (H, KrF, V og Nils Chr. Dahl (Uavh.), Kjell Grønnevik (Uavh.), Sissel Dagslet (Uavh.) og Einar Lonstad (Uavh.)).

Til pkt. 5.2.1 i byrådets innstilling:

Byrådets innstilling ble vedtatt mot 15 stemmer (F, SV og RV).

Til pkt. 5.2.2 i byrådets innstilling:

Byrådets innstilling bokstav a) ble vedtatt mot 15 stemmer (F, SV og RV).

SVs forslag vedr. bokstav b) ble vedtatt mot 28 stemmer (H, KrF, V og Nils Chr. Dahl (Uavh.), Kjell Grønnevik (Uavh.), Sissel Dagslet (Uavh.) og Einar Lonstad (Uavh.)).

Byrådets innstilling bokstav c) ble vedtatt mot 15 stemmer (F, SV og RV).

Til pkt. 5.3 i byrådets innstilling:

Byrådets innstilling ble vedtatt mot 15 stemmer (F, SV og RV).

Til pkt. 5.5 i byrådets innstilling:

Byrådets innstilling ble vedtatt mot 15 stemmer (F, SV og RV).

Til pkt. 7 i byrådets innstilling:

SVs forslag ble vedtatt mot 28 stemmer (H, KrF, V og Nils Chr. Dahl (Uavh.), Kjell Grønnevik (Uavh.), Sissel Dagslet (Uavh.) og Einar Lonstad (Uavh.)).

Nytt pkt. 10:

SVs tilleggsforslag (nytt pkt. 10) ble vedtatt mot 28 stemmer (H, KrF, V og Nils Chr. Dahl (Uavh.), Kjell Grønnevik (Uavh.), Sissel Dagslet (Uavh.) og Einar Lonstad (Uavh.)).

Til pkt. 12 i byrådets innstilling:

SVs tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt.

Forslag utenom regelverket:

As forslag første avsnitt ble forkastet mot 26 stemmer (A, SV, RV og Jorun Bekkby (Uavh.)).

As forslag annet avsnitt ble enstemmig vedtatt.

Byrådets innstilling for øvrig ble enstemmig vedtatt.

Etter dette er bystyrets vedtak følgende:

I. Bystyret vedtar følgende Regler for offentlighet i Oslo kommune:

1. Hjemmel

Regler for offentlighet i Oslo kommune er en instruks som gir presiserende og utfyllende bestemmelser for Oslo kommune innenfor offentlighetsloven av 19. juni 1970 nr. 69. Vurderinger av hvorvidt unntak fra offentlighet skal finne sted, skal skje etter offentlighetslovens bestemmelser og etter veiledning gitt i disse reglene.

For rett forståelse av meroffentlighet må Oslo kommunes regler og loven sees i sammenheng.

2. Formål

Gjennom å legge forholdene mest mulig til rette for offentlighetens innsyn i den kommunale forvaltning, vil Oslo kommune utvikle et lokalt folkestyre preget av åpenhet og god informasjon.

For å nå denne målsettingen skal dokumenter og opplysninger i minst mulig utstrekning unntas fra offentlighet i Oslo kommune.

3. Virkeområde

Disse reglene gjøres gjeldende for hele rettssubjektet Oslo kommune.

4. Forholdet mellom offentlighetsloven og kommunalt eide aksjeselskaper eller andre enheter

Enheter som er helt eller delvis eid av Oslo kommune, men som er organisert som eget rettssubjekt i forhold til kommunen, har selv ansvaret for å ivareta offentlighet etter offentlighetsloven, samt for informasjon.

5. Meroffentlighet i Oslo kommune

5.1. Generelt om meroffentlighet i Oslo kommune

Det skal vurderes om et dokument det er begjært innsyn i likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens § 5 eller § 6 kan unntas fra offentlighet, jfr. offentlighetslovens § 2 tredje ledd om meroffentlighet.

Selv om offentlighetsloven gir hjemmel for unntak, skal dokumenter eller opplysninger bare unntas fra offentlighet etter offentlighetslovens §§ 5 eller 6 dersom det vurderes at offentliggjøring vil kunne skade kommunens eller enkeltpersons interesser.

Administrasjonen skal ved journalføring av dokumenter foreta en løpende vurdering av om dokumenter og opplysninger som kan unntas fra offentlighet, likevel skal være offentlige jfr. offentlighetsloven § 2 tredje ledd.

Postjournal

Oslo kommunes virksomheter skal føre en postjournal så langt det følger av den til enhver tid gjeldende arkivlov med tilhørende forskrifter og kommunens egen arkivinstruks. Postjournalen skal være offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller medhold av lov, jf. offl. § 2, annet ledd, annet punktum.

Postjournalene skal normalt være tilgjengelig på internett, men byrådet kan i særskilte tilfelle gi dispensasjon fra denne plikt. Det arbeides i retning av at også selve dokumentene legges ut.

5.2. Korrespondanse mellom kommunale virksomheter

5.2.1. Hovedregel

Oslo kommune er å anse som ett organ etter offentlighetsloven § 5 første ledd.

Det skal som hovedregel likevel utvises meroffentlighet for dokumenter som kan unntas offentlighet etter offentlighetslovens § 5 i korrespondanse mellom de ytre virksomhetene (etater, bedrifter, foretak og bydelsforvaltninger) og mellom underliggende virksomheter og byrådsavdelingene.

Særlovsorganer anses dog som egne organer.

5.2.2. Unntak fra hovedregel om meroffentlighet for korrespondanse mellom ulike typer virksomheter:

a) Uttalelser fra Kommuneadvokaten og anmodning fra kommunale virksomheter om slik uttalelse, unntas offentlighet i medhold av offentlighetslovens § 5 annet ledd bokstav b. Før eventuell offentliggjøring av slike dokumenter skal uttalelse innhentes fra Kommuneadvokaten.

b) Før eventuell offentliggjøring av korrespondanse fra/til Kommunerevisjonen før avslutningen av en sak, skal uttalelse innhentes fra Kommunerevisjonen.

c) Dokument utarbeidet av etat, bydel eller bedrift etter anmodning fra byrådsavdeling, enkeltbyråd eller byrådet, kan unntas fra offentlighet med hjemmel i offentlighetsloven § 5 første ledd.

5.2.3. Tidspunktet for innsyn

Tidspunktet for innsynsretten følger av offentlighetslovens § 3.

Dokumenter som initieres i underliggende virksomheter og utgjør fullført saksinnstilling overfor vedkommende byråd eller byrådet, er offentlige idet de oversendes vedkommende byrådsavdeling.

Dersom forberedende saksbehandling også omfatter høringer etc., vil høringsuttalelser være offentlige når de er avgitt, så sant saken ikke er unntatt fra offentlighet i henhold til lov eller regler.

5.3. Dokumenter som inngår i byrådets forberedende interne saksbehandling

Det skal ikke utvises meroffentlighet etter pkt. 5.1 for notater fra den enkelte byråd til byrådet og notater byrådene imellom. Dokumenter som er utarbeidet av administrasjonen som sekretariat for den politiske ledelse, til bruk for byrådets / byrådens egne forberedende vurderinger kan unntas fra innsyn. Dokumenter som er utarbeidet av ytre virksomhet (etat, bedrift, foretak og bydelsforvaltning) til administrasjonen som sekretariat for den politiske ledelse til bruk for byrådets / byrådens egne forberedende vurderinger, kan unntas fra innsyn.

5.4. Korrespondanse med eksterne organer og personer

Dokumenter som kommer fra eller sendes til organer utenfor Oslo kommune som rettssubjekt er offentlige, med mindre konkrete unntak kan hjemles.

5.5. Søkerlister

Opplysninger om hvem som er søkere til stilling skal unntas fra offentlighet i den utstrekning den enkelte søker anmoder om dette, jfr. offentlighetsloven § 6 første ledd nr 4.

6. Saksframlegg til folkevalgte organ, jfr. offentlighetslovens § 5 tredje ledd

Saksframlegg med vedlegg fra byrådet til bystyret eller annet folkevalgt organ med myndighet delegert fra bystyret, er offentlige når byrådet har avgitt saken, med mindre sakene er av en slik art at de faller inn under unntaksbestemmelser. Underliggende dokumenter fra forberedende saksbehandling er offentlige fra samme tidspunkt etter bestemmelser i lov og disse reglene, dersom det har vært grunnlag for å unnta dem inntil avgivelse av saksframlegget.

Saksframlegg med vedlegg som oversendes fra administrasjonen til andre folkevalgte organ som behandler saker i henhold til kommunelov eller særlover er offentlige fra det tidspunkt de er avsendt. Utredninger og komiteinnstillinger i enkeltsaker er offentlige når de er avgitt til det organ som har nedsatt komiteen eller bedt om utredningen.

7. Ansvar for informasjon

Den ansvarlige leder for virksomheter i Oslo kommune (etater, bedrifter og bydeler) har rett og plikt til å gi opplysninger på vegne av sin institusjon. Lederen har ansvar for at denne oppgaven delegeres i tilstrekkelig grad slik, slik at det blir mulig å gi korrekt og fyldestgjørende informasjon fra alle organer innen kommunen.

Alle kommunens medarbeidere kan gi faktaopplysninger om eget arbeidsområde.

Det må gjøres klart hva som er faktisk informasjon i tjenestes medfør, og hva som er personlige synspunkter som ikke binder kommunen eller vedkommende organ.

Byrådets leder har generell fullmakt til å gi informasjon innen hele det kommunale arbeids- og ansvarsområdet. De enkelte byråder har fullmakt til å gi informasjon innen sine ansvarsområder. De har ansvar for å delegere denne oppgaven i den utstrekning det er mulig og nødvendig.

Mens utredning eller komitebehandling pågår, har den eller de som utreder saken, eller komiteens leder anledning til å gi opplysninger om det arbeid som utføres. For komitemedlemmer gjelder de generelle regler om deltagelse i den offentlige debatt i vårt demokrati.

8. Behandling av innsynsbegjæringer

Alle som henvender seg til Oslo kommune om dokumentinnsyn skal ha den samme adgang til innsyn. Informasjon skal stilles til rådighet så hurtig og så fullstendig som det er ressursmessig mulig. Som hovedregel skal dette skje innen tre dager.

9. Utlevering av dokumenter

Oslo kommune skal på forespørsel utlevere kopi av kommunale saksdokumenter det gis innsyn i. Dersom den som ønsker innsyn ønsker dokumentene tilsendt, skal dette imøtekommes.

Denne bestemmelse omfatter ikke dokumenter som er avlevert byarkivaren.

10. Klage, jfr. offentlighetslovens § 9

Klage over nektet innsyn i konkret dokument forelegges vedkommende byrådsavdeling dersom nektelsen opprettholdes og saken klages inn for fylkesmannen.

11. Administrasjon og forvaltning av regelverket

Byrådet kan i en veiledning gi utfyllende bestemmelser om administrasjon, forvaltning og utøvelse av dette regelverket.

12. Ikrafttredelse

Regler for offentlighet i Oslo kommune trer i kraft straks de er vedtatt av bystyret.

Samtidig oppheves "Regler for offentlighet i Oslo kommune av 1993".

Veiledning - meroffentlighet i Oslo kommune, sist endret av bystyret 22.06.1999, gjelder inntil ny veiledning er vedtatt av byrådet.

Ved eventuell motstrid mellom dette regelverket og veiledningen skal regelverket har forrang.

II. Vedtak utenom regelverket

Dersom en omorganisering av Oslo Sporveier senere innebærer en ny konkurransesituasjon med det til følge at offentlighetens innsyn skaper nye problemer, bes byrådet komme tilbake til bystyret med ny sak.